Review SOP perusahaan menjadi langkah penting ketika bisnis mulai berkembang, struktur organisasi berubah, atau proses kerja tidak lagi berjalan seefisien sebelumnya. SOP yang dahulu sesuai dengan kondisi perusahaan belum tentu tetap relevan setelah perusahaan menambah cabang, menggunakan sistem digital, mengubah pembagian tugas, atau menghadapi perubahan regulasi.
Review tidak sekadar memeriksa apakah dokumen SOP masih tersedia. Manajemen perlu melihat apakah prosedur tersebut benar-benar berjalan di lapangan, apakah setiap karyawan memahami tanggung jawabnya, dan apakah prosedur mampu mengendalikan risiko. Menurut kajian ilmiah dalam Selekta Manajemen pada 2026, penerapan SOP yang lebih luas pada proses pengadaan, penyimpanan, dan pengiriman di sebuah perusahaan mampu mengurangi pekerjaan yang tumpang tindih dan memangkas waktu penyelesaian order sekitar 20 persen.
Mengapa Review SOP Perusahaan Perlu Dilakukan Secara Berkala?
SOP sering kali lahir ketika perusahaan menghadapi kebutuhan tertentu. Namun, proses bisnis terus berubah. Perusahaan dapat mengganti struktur organisasi, aplikasi, alur persetujuan, pemasok, metode pembayaran, hingga sistem administrasi.
Jika perusahaan tetap menggunakan prosedur lama, karyawan mungkin mengikuti langkah yang tidak lagi sesuai dengan kondisi operasional. Akibatnya, pekerjaan dapat mengalami pengulangan, persetujuan menjadi lambat, atau tanggung jawab antarbagian saling tumpang tindih.
Review SOP perusahaan membantu manajemen membandingkan prosedur tertulis dengan praktik aktual. Tim dapat memeriksa setiap tahapan, meminta masukan dari pelaksana, lalu menemukan bagian yang perlu diperbaiki.
Menurut kajian Nabilla dan Al Hasin dalam Selekta Manajemen, penelitian terhadap penerapan SOP pada salah satu departemen perusahaan menggunakan indikator efisiensi, konsistensi, minimalisasi kesalahan, penyelesaian masalah, perlindungan tenaga kerja, peta kerja, dan batasan pertahanan. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa penerapan SOP sudah efektif pada sebagian indikator, tetapi masih memiliki kekurangan pada aspek efisiensi, konsistensi, dan penyelesaian masalah.
Temuan tersebut menunjukkan bahwa keberadaan SOP saja belum cukup. Perusahaan perlu menilai efektivitasnya.
Apa Saja yang Diperiksa dalam Review SOP?
Proses review dapat dimulai dengan melihat kesesuaian antara SOP dan aktivitas yang benar-benar berlangsung. Tim kemudian dapat memeriksa beberapa aspek penting.
Pertama, perusahaan perlu melihat urutan pekerjaan. Apakah setiap langkah masih relevan? Kedua, manajemen perlu memastikan pembagian tanggung jawab tetap sesuai dengan struktur organisasi. Ketiga, perusahaan perlu memeriksa formulir, dokumen, sistem, dan mekanisme persetujuan yang tercantum dalam SOP.
Selain itu, perusahaan perlu melihat titik risiko. Misalnya, apakah satu orang masih memegang terlalu banyak kewenangan, apakah proses pemeriksaan memiliki bukti yang cukup, atau apakah sistem memberikan akses kepada pihak yang tidak berkepentingan.
Hasil pemeriksaan tersebut kemudian dapat menghasilkan tiga kemungkinan. Perusahaan dapat mempertahankan SOP yang masih relevan, memperbarui bagian tertentu, atau menyusun ulang prosedur yang sudah tidak sesuai.
Bagaimana Review SOP Meningkatkan Kinerja Karyawan?
SOP yang jelas membantu karyawan memahami pekerjaan tanpa terus bergantung pada instruksi informal dari atasan atau rekan kerja. Kondisi tersebut juga memudahkan perusahaan ketika menerima karyawan baru.
Review menjadi penting karena pengalaman di lapangan sering menghasilkan perubahan cara kerja. Jika perubahan tersebut tidak masuk ke dalam SOP, dokumen dan praktik dapat berjalan dalam dua arah berbeda.
Perusahaan dapat mengukur hasil review melalui indikator seperti waktu penyelesaian pekerjaan, jumlah kesalahan, pekerjaan yang berulang, keterlambatan persetujuan, atau jumlah temuan administrasi. Dengan indikator tersebut, manajemen tidak hanya memperbarui dokumen, tetapi juga dapat melihat dampaknya terhadap kinerja.
Apa Hubungan Review SOP dengan Pengendalian Internal?
Review SOP juga berkaitan dengan pengendalian internal. Sebagai referensi konseptual, PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah mencakup lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Peraturan ini berlaku untuk lingkungan pemerintahan, bukan sebagai kewajiban langsung bagi perusahaan swasta. Namun, prinsip pengendalian di dalamnya dapat membantu perusahaan memahami pentingnya evaluasi dan pemantauan proses.
Dalam perusahaan, review SOP dapat membantu memastikan adanya pemisahan fungsi, otorisasi, dokumentasi, serta mekanisme pemeriksaan. Dengan demikian, prosedur kerja tidak hanya mengejar kecepatan, tetapi juga menjaga akurasi dan akuntabilitas.
Mengapa Review SOP Perlu Memperhatikan Administrasi Perpajakan?
Perubahan administrasi perpajakan juga dapat menjadi alasan perusahaan mengevaluasi SOP. Proses pembelian, penjualan, pembayaran, penggajian, dan transaksi lainnya berkaitan dengan data yang perusahaan gunakan dalam administrasi pajak.
Berdasarkan penjelasan resmi Direktorat Jenderal Pajak, Coretax DJP mulai diimplementasikan pada 1 Januari 2025 untuk pelaksanaan hak dan pemenuhan kewajiban perpajakan.
PMK Nomor 81 Tahun 2024 menjadi salah satu dasar pelaksanaan Sistem Inti Administrasi Perpajakan. DJP menjelaskan bahwa aturan tersebut mendukung penataan ulang proses bisnis administrasi perpajakan.
Perusahaan juga perlu memperhatikan perkembangan regulasi. DJP mencatat PMK Nomor 81 Tahun 2024 telah mengalami beberapa perubahan, termasuk melalui PMK Nomor 1 Tahun 2026.
Karena itu, review SOP keuangan dan administrasi dapat membantu perusahaan memastikan alur dokumen serta tanggung jawab internal tetap sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan kepatuhan pajak.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Review SOP?
Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan review ketika terjadi perubahan organisasi, pembukaan cabang, penggunaan sistem baru, perubahan proses persetujuan, peningkatan volume transaksi, atau munculnya masalah operasional berulang.
Review juga relevan ketika karyawan sering memiliki pemahaman berbeda terhadap satu prosedur. Kondisi tersebut menunjukkan adanya kemungkinan kesenjangan antara dokumen dan praktik.
Untuk perusahaan yang memiliki banyak departemen, manajemen dapat melibatkan konsultan SOP perusahaan agar proses evaluasi berlangsung lebih objektif. Konsultan dapat mewawancarai pihak terkait, memeriksa dokumen, mengamati proses, dan menyusun rekomendasi perbaikan berdasarkan kondisi aktual.
Baca Juga : konsultan SOP perusahaan
FAQ Review SOP Perusahaan
Apakah review SOP sama dengan membuat SOP baru?
Tidak. Review mengevaluasi SOP yang sudah ada. Perusahaan hanya perlu membuat ulang bagian tertentu jika prosedur lama sudah tidak sesuai.
Seberapa sering perusahaan perlu melakukan review SOP?
Tidak ada satu periode yang cocok untuk semua perusahaan. Manajemen dapat melakukan review ketika terjadi perubahan signifikan pada proses bisnis, struktur organisasi, teknologi, atau regulasi.
Apakah review SOP berkaitan dengan pajak?
Ya, terutama untuk SOP yang mengatur transaksi dan administrasi keuangan. Perusahaan perlu memastikan alur data dan dokumen mendukung proses administrasi perpajakan.
Siapa yang dapat melakukan review SOP?
Manajemen dapat melibatkan pemilik proses, bagian terkait, audit internal, atau konsultan yang memiliki kompetensi dalam penyusunan dan evaluasi SOP.
Kesimpulan
Review SOP perusahaan membantu manajemen memastikan prosedur kerja tetap relevan dengan kondisi bisnis. Evaluasi yang dilakukan secara sistematis dapat memperjelas tanggung jawab, mengurangi pekerjaan yang tidak perlu, memperkuat pengendalian, dan mendukung peningkatan kinerja.
Kajian ilmiah juga menunjukkan bahwa efektivitas SOP perlu dilihat dari penerapannya, bukan hanya dari keberadaan dokumen.
