Kajian SOP perusahaan menjadi kebutuhan penting ketika perkembangan bisnis mulai mengubah cara perusahaan bekerja. Penambahan karyawan, pembukaan cabang, penggunaan sistem digital, perubahan pembagian tugas, hingga perkembangan regulasi dapat membuat prosedur lama tidak lagi sesuai dengan kondisi operasional. Jika perusahaan membiarkan ketidaksesuaian tersebut, pekerjaan dapat menjadi berulang, tanggung jawab sulit ditelusuri, dan risiko kesalahan administrasi semakin besar. Karena itu, kajian SOP bukan sekadar memperbarui dokumen, melainkan memastikan setiap proses bisnis berjalan secara jelas, efisien, terukur, dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Mengapa SOP Perusahaan Perlu Dikaji Secara Berkala?
SOP seharusnya menggambarkan cara perusahaan menjalankan pekerjaan dalam kondisi nyata. Masalah muncul ketika dokumen SOP masih menggunakan alur lama, sementara karyawan telah menggunakan sistem, formulir, atau pembagian tugas yang berbeda. Kondisi tersebut dapat menciptakan kesenjangan antara prosedur tertulis dan praktik di lapangan.
Menurut penelitian Daniel Jouvan Mario dan Regi Sanjaya dalam Selekta Manajemen, penerapan SOP yang diperluas pada proses pengadaan, penyimpanan, dan pengiriman dapat mengurangi pekerjaan yang tumpang tindih serta meningkatkan efisiensi proses. Penelitian tersebut menggunakan wawancara, observasi, dan kajian dokumen untuk melihat kondisi operasional secara langsung.
Temuan tersebut menunjukkan bahwa kajian SOP perusahaan sebaiknya tidak berhenti pada pemeriksaan apakah dokumen tersedia. Perusahaan perlu melihat apakah prosedur tersebut benar-benar dipahami, dijalankan, dan mampu mengendalikan risiko pada setiap tahapan pekerjaan.
Kajian SOP Harus Mengikuti Perubahan Proses Bisnis
Perubahan proses bisnis dapat terjadi di bagian penjualan, pembelian, gudang, keuangan, sumber daya manusia, hingga perpajakan. Karena itu, perusahaan perlu memulai kajian dengan memetakan proses yang berjalan, pihak yang bertanggung jawab, dokumen yang digunakan, sistem yang terlibat, serta titik persetujuan dalam setiap aktivitas.
Penelitian Sutrisno, Ardiansyah, dan Wiranti mengenai pemodelan proses bisnis pada Badan Pengelola Pajak Daerah dan Retribusi Daerah Kota Balikpapan menggunakan pendekatan Business Process Management dan Business Process Model and Notation. Penelitian tersebut menghasilkan proses to-be yang diperbaiki melalui analisis nilai tambah sebelum diterjemahkan menjadi SOP.
Pendekatan tersebut relevan untuk perusahaan karena revisi SOP seharusnya lahir dari kebutuhan proses, bukan sekadar perubahan format dokumen. Dengan pemetaan yang tepat, manajemen dapat mengetahui tahapan yang tidak memberikan nilai tambah, pekerjaan yang tumpang tindih, serta bagian yang membutuhkan pengendalian lebih kuat.
Perubahan Administrasi Pajak Perlu Masuk dalam Kajian SOP
Aspek perpajakan menjadi semakin penting dalam kajian SOP perusahaan di Indonesia. Berdasarkan penjelasan resmi Direktorat Jenderal Pajak, PP Nomor 50 Tahun 2022 mengatur tata cara pelaksanaan hak dan pemenuhan kewajiban perpajakan serta menggantikan ketentuan sebelumnya yang dianggap tidak lagi sesuai dengan kebutuhan administrasi perpajakan dan UU Nomor 7 Tahun 2021.
Perkembangan administrasi digital juga membawa konsekuensi terhadap prosedur internal. PMK Nomor 81 Tahun 2024 mengatur ketentuan perpajakan dalam rangka pelaksanaan Sistem Inti Administrasi Perpajakan dan mulai berlaku pada 1 Januari 2025. Regulasi tersebut kemudian mengalami beberapa perubahan, dengan PMK Nomor 1 Tahun 2026 tercatat sebagai perubahan keempat.
Bagi perusahaan, perkembangan tersebut berarti SOP yang berkaitan dengan data transaksi, pembayaran, pelaporan, dokumentasi, dan rekonsiliasi perlu diperiksa kembali. Prosedur internal harus mampu memastikan data dari aktivitas bisnis dapat diteruskan secara benar ke fungsi akuntansi dan perpajakan.
Konsultan Pajak Dapat Membantu Menguji Risiko Kepatuhan
Ketika kajian SOP menyentuh kewajiban perpajakan, perusahaan dapat melibatkan konsultan pajak untuk memberikan perspektif khusus mengenai kepatuhan. Peran tersebut dapat membantu perusahaan mengidentifikasi apakah alur transaksi, dokumentasi, penghitungan, dan pelaporan telah memiliki pengendalian yang memadai.
Kebutuhan tersebut semakin relevan setelah pemerintah menerbitkan PMK Nomor 55 Tahun 2026 tentang Konsultan Pajak dan Pihak Lain yang Bertindak sebagai Kuasa Wajib Pajak. Berdasarkan JDIH Kementerian Keuangan, regulasi ini ditetapkan pada 22 Juli 2026, diundangkan pada 24 Agustus 2026, dan mencabut PMK Nomor 111/PMK.03/2014 serta PMK Nomor 175/PMK.01/2022.
Dengan demikian, perusahaan yang menggunakan jasa konsultan perlu memastikan pihak yang dilibatkan memiliki kewenangan dan menjalankan layanan sesuai ketentuan yang berlaku. Kajian SOP dapat dilakukan bersama konsultan untuk menilai titik yang berkaitan langsung dengan kewajiban perpajakan tanpa mengambil alih fungsi pengambilan keputusan manajemen.
Pengawasan Pajak Membutuhkan Administrasi yang Lebih Tertata
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan perubahan mekanisme pengawasan. PMK Nomor 111 Tahun 2025 tentang Pengawasan Kepatuhan Wajib Pajak mulai berlaku pada 1 Januari 2026. JDIH Kementerian Keuangan menjelaskan bahwa regulasi tersebut menjadi pedoman pelaksanaan pengawasan kepatuhan oleh Direktorat Jenderal Pajak berdasarkan penelitian terhadap data dan informasi yang dimiliki.
Kondisi ini membuat dokumentasi proses bisnis semakin penting. SOP perlu menjelaskan siapa yang menginput data, siapa yang memeriksa, bagaimana dokumen disimpan, kapan rekonsiliasi dilakukan, dan siapa yang memberikan persetujuan. Dengan alur tersebut, perusahaan memiliki mekanisme internal yang lebih jelas ketika perlu menelusuri suatu transaksi.
Bagaimana Kajian SOP Menghasilkan Perbaikan?
Kajian SOP yang efektif harus menghasilkan perubahan yang dapat diterapkan. Perusahaan dapat membandingkan prosedur yang tertulis dengan kondisi aktual, kemudian menentukan tahapan yang perlu dipertahankan, disederhanakan, dipindahkan, atau ditambahkan.
Penelitian Gumintang dan rekan-rekan dalam Jurnal Pendidikan dan Teknologi Indonesia menunjukkan bahwa formulasi SOP untuk pengelolaan stok, retur penjualan, dan pelaporan transaksi dapat membantu meningkatkan akurasi data, mempercepat proses, serta memperkuat akuntabilitas administrasi.
Artinya, hasil kajian tidak seharusnya berhenti dalam bentuk dokumen baru. Perusahaan perlu menguji SOP melalui penerapan, memberikan pemahaman kepada pihak terkait, kemudian mengevaluasi apakah prosedur tersebut benar-benar menyelesaikan masalah. Jika sistem digital digunakan, perusahaan juga perlu memastikan versi SOP yang berlaku mudah ditemukan dan tidak bercampur dengan dokumen lama.
Baca Juga : review SOP perusahaan
FAQ Kajian SOP Perusahaan
Kapan perusahaan perlu melakukan kajian SOP?
Kajian dapat dilakukan ketika perusahaan mengalami perubahan struktur organisasi, sistem kerja, volume transaksi, produk, cabang, teknologi, atau regulasi. Evaluasi juga relevan ketika terjadi kesalahan berulang atau perbedaan antara prosedur tertulis dan praktik.
Apakah seluruh SOP harus dikaji sekaligus?
Tidak selalu. Perusahaan dapat memprioritaskan proses yang memiliki risiko tinggi, melibatkan banyak bagian, sering menimbulkan kesalahan, atau berkaitan langsung dengan kewajiban perpajakan.
Apakah konsultan pajak diperlukan dalam kajian SOP?
Konsultan pajak terutama relevan ketika SOP berkaitan dengan transaksi dan administrasi perpajakan. Perusahaan tetap memegang keputusan bisnis, sedangkan konsultan dapat memberikan analisis terhadap aspek kepatuhan dan risiko perpajakan.
Apa hasil dari kajian SOP perusahaan?
Hasilnya dapat berupa pemetaan proses, identifikasi ketidaksesuaian, rekomendasi perbaikan, pembagian tanggung jawab, serta SOP yang telah disesuaikan dengan proses bisnis dan kebutuhan kepatuhan.
Kesimpulan
Kajian SOP perusahaan merupakan bagian penting dari pengendalian dan perbaikan proses bisnis. SOP yang sesuai dengan kondisi aktual membantu perusahaan memperjelas tanggung jawab, mengurangi pekerjaan yang berulang, menjaga konsistensi administrasi, dan mengendalikan risiko. Dalam konteks Indonesia, perkembangan administrasi perpajakan dan pengawasan kepatuhan juga membuat perusahaan perlu memastikan prosedur internal mampu mendukung pencatatan serta dokumentasi yang tertib.
