Mengapa Perusahaan Perlu Memiliki Struktur dan Skala Upah?
Struktur dan skala upah menjadi bagian penting dalam pengelolaan sumber daya manusia karena membantu perusahaan menetapkan gaji secara terukur, adil, dan sesuai tanggung jawab setiap jabatan. Tanpa pedoman yang jelas, perusahaan berisiko menetapkan upah berdasarkan pertimbangan subjektif, menimbulkan kesenjangan gaji yang sulit dijelaskan, serta menghadapi persoalan dalam hubungan kerja.
Karena itu, perusahaan perlu memahami cara membuat skala upah dengan mempertimbangkan nilai pekerjaan, kemampuan keuangan perusahaan, produktivitas, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi karyawan. Penyusunan yang tepat tidak hanya membantu perusahaan mengelola biaya tenaga kerja, tetapi juga memberikan gambaran mengenai jenjang penghasilan dan peluang perkembangan karier bagi pekerja.
Kewajiban ini semakin relevan setelah pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Peraturan tersebut memperbarui ketentuan mengenai struktur dan skala upah yang wajib disusun serta diterapkan oleh pengusaha.
Dasar Hukum Penyusunan Struktur dan Skala Upah
Penyusunan struktur dan skala upah memiliki landasan hukum yang perlu diperhatikan oleh setiap pemberi kerja. Salah satu ketentuan utamanya terdapat dalam Pasal 21 PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan sebagaimana telah diubah melalui PP Nomor 49 Tahun 2025.
Ketentuan tersebut mewajibkan pengusaha menyusun dan menerapkan struktur serta skala upah dengan memperhatikan kemampuan perusahaan, produktivitas, golongan jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Pengusaha juga wajib memberitahukan struktur dan skala upah kepada seluruh pekerja secara perorangan. Informasi yang disampaikan sekurang-kurangnya mencakup struktur dan skala upah pada golongan jabatan yang sesuai dengan jabatan pekerja bersangkutan.
Selain itu, perusahaan dapat menggunakan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah sebagai pedoman teknis penyusunan. Peraturan ini menjelaskan faktor yang perlu dipertimbangkan serta metode yang dapat digunakan perusahaan.
Dengan demikian, penyusunan skala upah bukan sekadar kebijakan internal bagian personalia. Perusahaan perlu memastikan prosesnya sejalan dengan ketentuan pengupahan yang berlaku.
Tahapan Cara Membuat Skala Upah Perusahaan
Penyusunan skala upah sebaiknya dilakukan secara sistematis agar setiap jabatan memiliki dasar penilaian yang jelas. Berikut tahapan yang dapat diterapkan.
1. Melakukan Analisis Jabatan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi seluruh jabatan yang terdapat dalam perusahaan. Analisis jabatan bertujuan memahami tugas, tanggung jawab, wewenang, kualifikasi, serta kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan setiap pekerjaan.
Perusahaan dapat menyusun uraian jabatan atau job description sebagai dokumen pendukung. Misalnya, tanggung jawab staf administrasi tentu berbeda dari supervisor operasional. Perbedaan tersebut perlu dicatat agar perusahaan memiliki dasar untuk membandingkan nilai setiap jabatan.
2. Melakukan Evaluasi Jabatan
Setelah mengidentifikasi pekerjaan, perusahaan perlu melakukan evaluasi jabatan. Proses ini bertujuan menentukan nilai relatif suatu jabatan dibandingkan jabatan lainnya berdasarkan tanggung jawab, tingkat kesulitan, keterampilan, risiko, dan kontribusi terhadap perusahaan.
Evaluasi jabatan tidak seharusnya hanya didasarkan pada nama posisi atau lama seseorang bekerja. Perusahaan perlu menggunakan kriteria yang konsisten agar penilaian lebih objektif.
3. Mengelompokkan Jabatan ke dalam Golongan
Hasil evaluasi jabatan kemudian digunakan untuk mengelompokkan posisi ke dalam golongan jabatan. Jabatan dengan tingkat tanggung jawab dan nilai pekerjaan yang relatif sebanding dapat ditempatkan dalam kelompok yang sama.
Sebagai contoh, perusahaan dapat membagi golongan menjadi staf, senior staf, supervisor, manajer, dan kepala divisi. Pengelompokan tersebut dapat disesuaikan dengan ukuran, struktur organisasi, serta kompleksitas kegiatan usaha.
4. Menentukan Rentang Upah
Tahap berikutnya adalah menentukan batas upah terendah dan tertinggi untuk setiap golongan jabatan. Penetapan rentang ini perlu mempertimbangkan kemampuan keuangan perusahaan, produktivitas, kondisi pasar tenaga kerja, serta ketentuan upah minimum yang berlaku.
Sebagai ilustrasi, perusahaan dapat menetapkan rentang upah Rp4.500.000 sampai Rp5.800.000 untuk golongan staf dan Rp6.000.000 sampai Rp8.000.000 untuk golongan supervisor. Angka tersebut hanya contoh perhitungan, bukan standar upah nasional atau rekomendasi untuk semua perusahaan.
Perusahaan perlu memastikan rentang upah tersebut masuk akal, tidak bertentangan dengan ketentuan minimum yang berlaku, dan memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Menetapkan dan Mengevaluasi Kebijakan Upah
Setelah seluruh rentang ditentukan, perusahaan perlu menyusun dokumen struktur dan skala upah secara formal. Dokumen tersebut sebaiknya memuat golongan jabatan, daftar posisi, serta batas upah minimum dan maksimum setiap golongan.
Manajemen juga perlu menetapkan prosedur evaluasi berkala. Perubahan kondisi bisnis, produktivitas, inflasi, struktur organisasi, dan kebijakan pemerintah dapat menjadi pertimbangan untuk meninjau kembali skala upah.
Metode Penyusunan Struktur dan Skala Upah
Perusahaan dapat memilih metode penyusunan berdasarkan kebutuhan dan kompleksitas organisasinya. Lampiran Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 menjelaskan tiga metode yang dapat digunakan.
- Metode pemeringkatan sederhana (simple ranking method). Perusahaan mengurutkan jabatan berdasarkan tingkat kesulitan dan tanggung jawab, mulai dari pekerjaan dengan nilai relatif terendah hingga tertinggi. Metode ini relatif mudah diterapkan oleh perusahaan dengan jumlah jabatan terbatas.
- Metode dua titik (two-point method). Perusahaan menggunakan dua titik sebagai dasar untuk menentukan hubungan antara nilai jabatan dan rentang upah. Metode ini membantu perusahaan menyusun rentang upah secara lebih terstruktur.
- Metode poin faktor (point factor method). Perusahaan memberikan bobot atau nilai terhadap sejumlah faktor pekerjaan, seperti keterampilan, tanggung jawab, usaha, dan kondisi kerja. Hasil penilaian digunakan untuk menentukan nilai relatif setiap jabatan.
Pemilihan metode perlu mempertimbangkan ketersediaan data, jumlah jabatan, kemampuan pengelola sumber daya manusia, dan kebutuhan perusahaan. Perusahaan tidak harus menggunakan metode yang paling rumit apabila metode sederhana sudah mampu menghasilkan penilaian yang konsisten.
Penelitian dan Pertimbangan dalam Menentukan Skala Upah
Penyusunan skala upah juga perlu mempertimbangkan kondisi nyata di lapangan. Hal ini terlihat dalam penelitian Yusuf Malada dan Lindawati Kartika (2024) yang diterbitkan dalam INOBIS: Jurnal Inovasi Bisnis dan Manajemen Indonesia.
Penelitian tersebut menganalisis sembilan usaha kecil sektor makanan dan minuman di Kabupaten Bandung Barat. Peneliti menggunakan survei gaji, pemetaan upah, dan metode dua titik untuk merancang struktur dan skala upah. Hasilnya memperlihatkan adanya perbedaan tingkat kompensasi antarusaha dan menunjukkan pentingnya pemetaan jabatan serta pembandingan upah dalam menyusun kebijakan penggajian.
Temuan tersebut dapat menjadi referensi bagi perusahaan, khususnya usaha kecil dan menengah, bahwa penyusunan skala upah tetap dapat dilakukan dengan metode yang disesuaikan dengan kapasitas organisasi. Namun, hasil penelitian pada kelompok usaha tertentu tidak dapat langsung dianggap sebagai standar upah bagi seluruh sektor atau wilayah.
Peran Konsultan dalam Penyusunan Skala Upah dan Administrasi Penggajian
Perusahaan yang belum memiliki sistem pengelolaan sumber daya manusia yang memadai dapat mempertimbangkan bantuan tenaga profesional. Konsultan sumber daya manusia atau hubungan industrial dapat membantu analisis jabatan, evaluasi pekerjaan, pengelompokan posisi, hingga penyusunan kebijakan kompensasi.
Sementara itu, konsultan pajak dapat membantu perusahaan memastikan administrasi penggajian dan kewajiban perpajakan berjalan sesuai ketentuan. Salah satu regulasi yang perlu diperhatikan adalah PMK Nomor 168 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan PPh Pasal 21. Peraturan ini mengatur pelaksanaan pemotongan pajak atas penghasilan yang berhubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan orang pribadi.
Perlu dipahami bahwa struktur dan skala upah merupakan kebijakan pengupahan, sedangkan penghitungan PPh Pasal 21 merupakan bagian dari administrasi perpajakan. Keduanya saling berkaitan dalam pengelolaan penghasilan karyawan, tetapi memiliki ruang lingkup dan dasar pengaturan yang berbeda.
Baca juga : Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem Pengupahan yang Terstruktur?
FAQs
1. Apakah semua perusahaan wajib memiliki struktur dan skala upah?
Pengusaha wajib menyusun dan menerapkan struktur serta skala upah sesuai ketentuan Pasal 21 PP Pengupahan sebagaimana telah diubah melalui PP Nomor 49 Tahun 2025.
2. Apakah usaha kecil dan UMKM juga perlu menyusun skala upah?
Ya. Perusahaan dapat memilih metode yang sesuai dengan jumlah jabatan, kemampuan pengelolaan, dan kondisi usahanya. Metode pemeringkatan sederhana dapat menjadi pilihan apabila struktur organisasi masih terbatas.
3. Apakah struktur dan skala upah sama dengan upah minimum?
Tidak. Upah minimum merupakan batas upah yang ditetapkan pemerintah sesuai ketentuan, sedangkan struktur dan skala upah merupakan pedoman perusahaan untuk menetapkan rentang upah berdasarkan golongan dan nilai jabatan.
4. Apakah perusahaan wajib memberitahukan struktur dan skala upah kepada karyawan?
Ya. Pasal 21 PP Pengupahan mewajibkan perusahaan memberitahukan struktur dan skala upah kepada pekerja secara perorangan, sekurang-kurangnya untuk golongan jabatan yang sesuai dengan posisi pekerja tersebut.
Kesimpulan
Cara membuat skala upah perusahaan membutuhkan proses yang terencana, mulai dari analisis jabatan, evaluasi pekerjaan, pengelompokan golongan, penetapan rentang upah, hingga evaluasi kebijakan secara berkala. Perusahaan juga perlu memperhatikan ketentuan pengupahan terbaru agar kebijakan yang diterapkan tidak hanya mendukung keadilan internal, tetapi juga memenuhi kewajiban hukum.
Butuh bantuan meninjau kewajiban perpajakan Anda atau perusahaan? Hubungi tim konsultan pajak kami untuk mendiskusikan kondisi perpajakan Anda, memeriksa kelengkapan dokumen, dan menentukan langkah yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
