Salah satu penyebab utama tertundanya pengiriman barang lintas negara adalah kelengkapan dokumen. Baik dalam ekspor maupun impor, kesalahan sekecil apa pun dalam dokumen dapat menimbulkan masalah besar: mulai dari penahanan barang di pelabuhan hingga denda bea cukai. Agar proses ekspor-impor berjalan lancar, pastikan Anda memahami dan menyiapkan dokumen-dokumen berikut ini.
Dokumen Wajib untuk Ekspor
1. Invoice
Dokumen komersial yang mencantumkan nilai barang, kuantitas, jenis produk, dan nama pembeli.
Harus konsisten dengan packing list dan dokumen pengiriman.
2. Packing List
Merinci spesifikasi fisik barang: jumlah, berat, dimensi, dan jenis kemasan.
Digunakan untuk keperluan logistik dan pemeriksaan bea cukai.
3. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Dilaporkan melalui sistem CEISA Bea Cukai, biasanya oleh eksportir atau PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan).
💡 Wajib dilengkapi dengan data invoice, packing list, HS code, dan jenis pengangkutan.
4. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill
Dokumen pengangkutan yang dikeluarkan oleh pihak ekspedisi (freight forwarder), menunjukkan bukti pengiriman.
5. Certificate of Origin (CoO)
Diperlukan untuk barang yang ingin mendapat fasilitas preferensi tarif di negara tujuan. Diterbitkan oleh KADIN atau instansi yang ditunjuk.
Dokumen Wajib untuk Impor
1. Invoice & Packing List
Sama seperti pada ekspor, dokumen ini digunakan untuk penghitungan bea masuk dan pemeriksaan fisik barang.
2. Bill of Lading / Air Waybill
Dokumen yang dibutuhkan untuk proses pengambilan barang di pelabuhan atau bandara.
3. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
Disampaikan melalui CEISA oleh importir atau PPJK untuk pemberitahuan kedatangan barang.
4. NPWP dan NIB Importir
Harus sesuai dengan data yang tercantum dalam sistem bea cukai. Disarankan juga memiliki API-U (Angka Pengenal Importir Umum) atau API-P (Produsen).
5. Dokumen Perizinan Tambahan
Tergantung jenis barang yang diimpor:
- Sertifikat BPOM (produk makanan/kosmetik)
- Sertifikat Halal
- Surat Izin Teknis dari Kementerian Terkait
- Persetujuan Impor (PI) untuk barang LARTAS
Baca juga: Cara Memulai Ekspor dari Indonesia untuk Pemula
Apa yang Terjadi Jika Dokumen Tidak Lengkap?
- Barang bisa tertahan di pelabuhan atau bandara
- Anda dikenai denda administrasi
- Proses clearance bisa tertunda hingga minggu-minggu
- Reputasi bisnis Anda terganggu di mata buyer/importer
Tips Agar Dokumen Ekspor-Impor Selalu Siap
- Gunakan jasa konsultan atau PPJK berpengalaman
- Siapkan template invoice & packing list standar
- Gunakan sistem dokumen digital untuk efisiensi
- Periksa ulang HS Code dan regulasi terbaru via insw.go.id
Perlu Bantuan Urus Dokumen Ekspor-Impor?
Citra Global Consulting siap mendampingi Anda mulai dari identifikasi dokumen, pendaftaran CEISA, sampai pendampingan saat pemeriksaan bea cukai.
